Die Wahrheit über Kaltaquise

Warum Sie Vorsicht walten lassen sollten

Lesedauer: 4 Minuten

Wie gewinnen Sie Ihre Kunden? 

Sammeln Sie Adressen und rufen diese wahllos an? Nutzen Sie bereits vorhandene Kundenadressen, um Newsletter zu senden, ohne deren ausdrückliche Zustimmung?

Dann sollten Sie die aktuellen Voraussetzungen für E-Mail und Telefonwerbung in der EU kennen lernen.

Fast täglich erlebe ich Unternehmer*innen, die auf Kaltakquise setzen – sie suchen im Internet nach Telefonnummern und rufen ungefragt an oder versenden  Werbemails und Newsletter an fremde Unternehmen. 

Bevor Sie diesen Weg einschlagen oder weitergehen, sollten Sie jedoch die Fakten und Risiken genau kennen.

Erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, was auf keinen Fall erlaubt ist und Sie – wenn Sie keine Strafen riskieren möchten – besser sehr vorsichtig (besser gar nicht) anwenden.

Was heißt "Kaltaquise"

Kaltakquise bezeichnet den Erstkontakt mit potenziellen Kunden, ohne dass zuvor eine geschäftliche Beziehung oder ein vorheriges Interesse vom Kunden signalisiert wurde. Dieser Ansatz wird häufig im Verkauf und in der Kundenakquise angewendet, um neue Geschäftsbeziehungen zu initiieren. Die Kontaktaufnahme erfolgt typischerweise durch Telefonanrufe, E-Mails oder persönliche Besuche. Ziel der Kaltakquise ist es, Interesse zu wecken, Informationen über Dienstleistungen oder Produkte zu vermitteln und letztlich neue Kunden zu gewinnen.

1. Kaltaquise und ihre Bedeutung für Unternehmen

Im B2B-Bereich kann diese Art der Akquise effektiv sein und wird auch immer wieder erwähnt, bringt jedoch rechtliche Risiken mit sich, denn als Unternehmer/Unternehmerin müssen Sie sicherstellen, dass Sie die gesetzlichen Vorgaben einhalten und das Interesse der Kunden zu achten.
Eine professionelle CRM-Strategie und ein CRM-System können dazu beitragen, den Prozess zu optimieren und das Vertrauen der Kunden zu gewinnen. Inbound-Marketing oder Empfehlungsmarketing bieten oft langfristigere Erfolge als die Kaltakquise. Sie sollten sorgfältig folgende Potenziale und Risiken abwägen, bevor sie sich für Kaltaquise entscheiden – auch um teils hohe Bußgelder und Abmahnungen zu vermeiden.

Ein CRM-System (Customer Relationship Management) ist eine Software, die Unternehmen hilft, Kundenbeziehungen zu verwalten und zu verbessern, indem sie Kundeninformationen organisiert und Vertriebs- sowie Marketingprozesse optimiert.

2. Gesetzliche Rahmenbedingungen und Fallstricke

Der rechtliche Rahmen ist streng und Verstöße können schwerwiegende Folgen haben und sehr teuer werden, daher nehmen Sie Datenschutz  wirklich ernst! Es ist wichtig, dass sämtliche Maßnahmen im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen stehen und potenzielle Kunden nicht unerlaubt kontaktiert werden.

3. Nur was ist erlaubt?

Eigentlich ist es ganz einfach: Sie dürfen nur die Personen und Unternehmen kontaktieren, die Ihnen ausdrücklich die Erlaubnis gegeben haben, sie telefonisch oder per E-Mail zu erreichen. Achtung: Für die Zusendung von Newslettern ist eine gesonderte Zustimmung notwendig. Ein Absatz in den allgemeinen Geschäftsbedingungen reichen nicht aus.

Bereits der Versand eines einzigen E-Mail zu Werbezwecken erfüllt den Verwaltungsstraftatbestand, sofern weder eine Einwilligung dazu vorliegt noch eine Ausnahme zur Anwendung kommt. Das gilt ebenso für Telefonanrufe und Fax.

4. Wie komme ich nun zu Kontakten?

Eine gute Frage – die einfachste und gleichzeitig herausforderndste Methode ist Online-Werbung.

Mit der richtigen Strategie und einem ansprechenden Auftritt können Sie eine breite Zielgruppe erreichen und Ihre Reichweite erheblich steigern. Gezielte Online-Werbung auf Plattformen wie Facebook, Instagram oder LinkedIn ermöglicht es Ihnen, potenzielle Kunden direkt anzusprechen und auf Ihre Produkte oder Dienstleistungen aufmerksam zu machen. 

Ein anderer bewährter Weg ist der klassische Postwurf oder die Briefwerbung. Mit kreativen Ansätzen kann man immer noch Aufmerksamkeit erregen, vor allem, da die Konkurrenz in diesem Bereich geringer ist. Ein Nachteil sind die höheren Kosten, daher ist eine gezielte Strategie entscheidend. 

Engagieren Sie sich in Facebook-Gruppen, fangen Sie an zu bloggen oder wollten Sie schon immer Podcasts machen? Auch Youtube ist eine große Suchmaschine und mit spannendem Videocontent erreicht man seine Zielgruppe.

Knüpfen Sie Kontakte auf Events oder Messen und vergessen Sie nie – egal wo sie sind oder was Sie machen – Visitenkarten und Werbefolder! Ich habe schon Kontakte beim Baden am See und im Cafe geknüpft.

Und zuletzt der wertvollste Tipp, der oft übersehen wird: Sorgen Sie dafür, dass auch Ihr Verwandten- und Bekanntenkreis weiß, was Sie anbieten. Erwähnen Sie es immer wieder beiläufig, damit es im Gedächtnis bleibt – aber mit Fingerspitzengefühl!

5. Hurra, ein Interessent

Das KONTAKTFORMULAR auf Ihrer Webseite: Um das Kontaktformular gemäß den aktuellen Datenschutzbestimmungen zu gestalten, empfehle ich, ein separates Feld anzubieten, in dem sich die Nutzer explizit zur Anmeldung für den Newsletter entscheiden können. Die Einwilligung muss aktiv erfolgen, d.h. keine vorausgefüllten Checkboxen! Vergessen Sie dabei auch nicht das Double Opt-in.

Es ist wichtig zu beachten, dass personenbezogene Daten aus dem Kontaktformular ausschließlich für die direkte Kommunikation genutzt werden dürfen und nicht ohne explizite Einwilligung für den Versand von Newslettern oder unverhältnismäßigen Telefonanrufen verwendet werden dürfen.

NEWSLETTERFORMULAR: Erstellen Sie ein eigenes Newsletter-Formular auf Ihrer Webseite und gewährleisten Sie mit einem Double-Opt-In-Verfahren Sicherheit. Wählen Sie einen Newsletter-Anbieter und integrieren Sie das Formular auf Ihrer Webseite (oder lassen Sie es integrieren).

Eine österreiche Aufsichtsbehörde hat vor Kurzem das Fehlen des Double Opt-ins sogar als Verstoß gegen den Datenschutz und die sichere Datenverarbeitung gem. Art. 32 DSGVO eingestuft.

Popups auf der Webseite:

Viele greifen auch zu Popups auf Ihrer Webseite – aber übertreiben Sie es damit nicht. Wenn vermehrt Popups auf einer Webseite auftauchen, schreckt das ab und der Interessent wird sich verärgert abwenden! Sie können niemanden zwingen das Formular auszufüllen.

6. Zustimmung beim Kunden einholen

Ihre vorhandenen Kontakte

Senden Sie ein Email und fragen höflich, ob Sie zukünftig Interesse an einem Newsletter haben. Binden Sie in dieses Mail Ihr Newsletterformular ein. Nutzen sie unbedingt ein Newslettertool – es erledigt die Arbeit für Sie und sorgt für Rechtssicherheit. 

Sie schicken ein Angebot

Schicken Sie mit dem Angebot/Auftrag eine Einwilligungserklärung für Newsletterversand gleich mit und lassen diese schriftlich bestätigen. Ein bloßer Passus in den Geschäftsbedingungen ist hierfür nicht ausreichend!  Link zur Vorlage der WKO

Auszug aus einem Artikel der WKO (Wirtschaftskammer Österreich) – die Ausnahme bei der E-Mail Versendung:

  • der Absender hat die Kontaktinformation (z.B. E-Mail-Adresse) für die Nachricht im Zusammenhang mit dem Verkauf oder einer Dienstleistung an seine Kunden erhalten und
  • die Nachricht erfolgt zur Direktwerbung für eigene ähnliche Produkte oder Dienstleistungen und
  • der Kunde hat die Möglichkeit erhalten, den Empfang solcher Nachrichten bei der Erhebung und
  • bei jeder Übertragung kostenfrei und problemlos abzulehnen und
  • der Kunde hat die Zusendung nicht im Vorhinein abgelehnt. Insbesondere ist hierbei auf die sog „ECG-Liste“ zu achten.
    Diese Liste wird bei der Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Rundfunk (RTR-GmbH) geführt und ist vom Absender jedenfalls zu beachten.
    Daher darf auch bei Vorliegen der oben unter 1. – 4. genannten Voraussetzungen an eine in der ECG-Liste enthaltene E-Mail-Adresse keine elektronische Post gesendet werden.“ – Quelle WKO.at (zum ganzen Artikel).

Mein Fazit:

In der Welt des Vertriebs ist es entscheidend, klare Grenzen zu ziehen. Kaltaquise mag auf den ersten Blick verlockend erscheinen, um potenzielle Kunden zu erreichen, birgt jedoch erhebliche Risiken.

Das unerwünschte Kontaktieren von Unternehmen ohne vorheriges Einverständnis kann nicht nur rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, sondern auch das Image Ihres Unternehmens schädigen. Der Schutz sensibler Daten und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sind unerlässlich.

Bevor Sie in die Welt der Kaltakquise eintauchen, sollten Sie die Alternativen prüfen und überlegen, wie Sie das Interesse potenzieller Kunden auf anderem Wege wecken können. Durch eine strategischere Herangehensweise im B2B-Marketing können Sie langfristige Beziehungen aufbauen und Ihr Unternehmen erfolgreich positionieren.

Denken Sie daran: Vorsicht und Fingerspitzengefühl ist geboten, wenn es um Kaltaquise in Ihrem Unternehmen geht.

Weiterführende Links mit ausführlichen Informationen:

Einwilligungserklärung für Newsletter nach dem Telekommunikationsgesetz (TKG) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Quelle:  WKO – zum Artikel

Emails versenden – aber richtig. Quelle: WKO – zum Artikel

E-Mail- und Telefonwerbung nach dem Telekommunikationsgesetz. Quelle: WKO – zum Artikel

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Manuela Spiegelfeld

Webdesignerin und Künstlerin mit Leidenschaft

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